Boekhouden

De boekhouding van uw bedrijf of eenmanszaak is de onderbouwing van uw belastingaangifte. Als zelfstandige ondernemer bent u daarom wettelijk verplicht om een boekhouding bij te houden voor de Belastingdienst. Ook moet uw administratie aan bepaalde voorwaarden voldoen en bent u wettelijk verplicht deze te bewaren voor een bepaalde tijd zoals door de Belastingdienst aangegeven. Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in digitale vorm zijn een onderdeel van uw boekhouding.

Met een boekhoudprogramma kunt u eenvoudig alle gegevens voor uw belastingaangifte verwerken. U moet kunnen aantonen wat uw inkomsten en activiteiten van uw onderneming zijn geweest, want hierop is de inkomstenbelasting gebaseerd. Mits van toepassing op uw zakelijke activiteiten, moet u hiervoor onder meer het volgende bewaren:

  • Ontvangen en verzonden facturen,
  • Administratie van uw kassa en kassabonnen,
  • Bankafschriften,
  • Contracten, overeenkomsten en andere relevante zakelijke afspraken en e-mails,
  • Databestanden van uw boekhoudsoftware of online boekhoudprogramma,
  • Rittenregistratie van uw zakelijke auto,
  • Urenregistratie als u aanspraak maakt op de kleineondernemersregeling.

Maakt u gebruikt van een boekhoudprogramma, dan worden veel van deze gegevens al automatisch voor u gearchiveerd in het systeem. Uw bank bewaart alle af- en bijschrijvingen van uw zakelijke rekening. Digitaal ontvangen facturen mag u digitaal bewaren.

Online boekhouden

Met online boekhouden wordt niet alleen veel van het administratieve werk uit uw handen genomen, ook wordt automatisch veel van alle zakelijke gegevens die u verplicht bent te bewaren voor de Belastingdienst opgeslagen in de database van het boekhoudprogramma. Zo zijn al uw facturen en rekeningen veilig opgeslagen met automatisch backups. Uw financiële gegevens bewaren mag digitaal. Ook bonnetjes en inkomende rekeningen mag u digitaal bewaren. Financiële jaarverslagen en notariële documenten kunt u digitaliseren, maar deze gegevens moet u ook op papier bewaren.

Met online boekhouden kunt u eenvoudig het boekhoudprogramma koppelen met uw zakelijke bankrekeningen. Het boekhoudprogramma verwerkt uw banktransacties foutloos in de juiste administratie. Ook is het gemakkelijk e-facturen met een betaallink te maken en te versturen. Zo maakt u snelle betaling mogelijk en ziet u of de factuur is bekeken of betaald. Met veel boekhoudprogramma’s is het mogelijk de factuur in uw eigen huisstijl met uw logo te maken en te versturen met uw smartphone.

Kassa en kassasystemen

Heeft u een winkel en maakt u gebruik van een kassa, kies dan voor een kassasysteem met een keurmerk. De Belastingdienst en andere betrokken partijen hechten bij hun toezicht waarde aan het keurmerk. De data die daarin worden opgeslagen, worden goedgekeurd door de Belastingdienst. Daarbij levert een kassa met een keurmerk zekerheid op alle gebieden die belangrijk zijn voor een goede boekhouding en bedrijfsvoering. Een kassa met een keurmerk staat voor betrouwbaarheid en veiligheid.

Zakelijke administratie opzetten

Het opzetten en goed en duidelijk ordenen van uw administratie hoort bij het starten van uw bedrijf of eenmanszaak. Een overzichtelijke administratie bijhouden is voor veel zelfstandige ondernemers een vervelende taak, maar het is nu eenmaal belangrijk om vanaf het begin dit goed bij te houden. De Belastingdienst moet uw bedrijfsgegevens binnen redelijke termijn kunnen controleren.

Mocht het voorkomen dat een controleur van de Belastingdienst u komt opzoeken voor controle, dan kunt u niet met een verdwaalde doos met daarin wat verkreukelde facturen aankomen. De kans dat u controle krijgt is niet zo groot, maar wel mogelijk. Dit gebeurt voornamelijk als uw cijfers wat gaan afwijken van andere vergelijkbare bedrijven waardoor de Belastingdienst automatisch wordt gealarmeerd. Verder gebeurt controle ook steekproefsgewijs, dus ook met gewone cijfers kunt u bezoek krijgen van een inspecteur.

Personeel

Gaan de zaken voorspoedig en wilt u een werknemer aan uw bedrijf binden, dan kunt u een loondienstcontract aanbieden. Aan een vaste werknemer in dienstverband zijn wel wat extra regels verbonden maar het geeft een grote meerwaarde aan uw onderneming. Anders dan bij een uitzendkracht of inlener bouwt een vaste werknemer een betere relatie op met uw klanten en leert hij uw diensten en producten goed kennen omdat hij veel meer betrokken zal zijn binnen uw bedrijf.

Met personeel in dienst moet u van alles bewaren in uw administratie zoals bijvoorbeeld:

  • Contracten,
  • Loonstaten,
  • Loonstroken,
  • Jaaropgaven.

Ook moet u een kopie van het identiteitsbewijs en een verklaring loonbelasting hebben van uw werknemers. Gegevens over onbelaste vergoedingen aan uw werknemers moet u eveneens bewaren. Ook voor het bewaren van de loonadministratie geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Een werknemer bent u bij ziekte verplicht door te betalen en mocht het noodzakelijk zijn te begeleiden bij re-integratie. Er komt dus wel wat extra personeelsadministratie aan te pas, maar met deze investering in personeel voor uw bedrijf kunt u lange tijd profiteren van zijn of haar expertise en kwaliteiten.


Meer over boekhouden